Legtöbbször arra hivatkoznak a hazai szakemberek, hogy az irodák a jövőben már nem a munkavégzés elsődleges helyszínéül fognak szolgálni, sokkal inkább a találkozások, személyes megbeszélések, együtt gondolkodások terepévé válnak.
Az őszi nemzetközi Workplace Trends konferencia („New world of work”) előadásain több olyan új irodapiaci trenddel és modellel is megismerkedhettünk, melyek az irodák sokat hangoztatott kollaboráltív szerepénél is előrébb mutatóak.
Studio Banana-t képviselő Key Portilla Kawamura például arról számolt be, hogy néhány haladó gondolkodású ügyfelüknél a központi irodákat már az alábbiak mentén definiálják:
THE FLAGSHIP WORKPLACE – ahol az iroda, a cég „zászlóshajójaként” a munkavállalók, ügyfelek és partnerek számára képviseli a szervezet értékeit, a szolgáltatás vagy termék megtapasztalási lehetőségeit
THE MARKET WORKPLACE – ahol az iroda az információval és tudással való kereskedés helyszínéül szolgál
THE SCHOOL WORKPLACE – ahol az iroda a készségek megtanulásának közege, ahol a munkatársak fejleszthetik magukat
THE RECHARGE WORKPLACE – ahol az iroda töltekezési lehetőséget biztosít a kollégáknak, ahol újra motivációra találhatnak
Ezek a változások már a mi ügyfeleinknél is megtapasztalhatóak, így az iroda elemzési projektjeink egyre izgalmasabbak és összetettebbek. Már nem elegendő a mérnöki szemlélet, hiszen sokkal mélyebben kell megismernünk az adott szervezet sajátosságait.
Ha szakértői támogatással Ön is szívesen újra-pozícionálná irodájának szervezeten belül betöltött szerepét, kérjen konzultációs időpontot tanácsadóinktól!
A központi irodák átalakulási folyamata
Korábban a munkavállalók többsége otthonától távol az irodában töltötte a napi 8 óra munkaidejét. (1. ábra) A pandémia miatti karanténban az otthoni munkavégzésre alkalmas munkakörökben megvalósult a szinte teljes home office. Ez idő alatt a munkához szükséges minden körülménynek, adatnak és információnak a saját otthonunkban kellett rendelkezésre állnia. (2. ábra) A pandémiát követően vannak ugyan törekvések a munkavállalók irodába való visszacsábítására, de az már látszik, hogy nem fogunk teljesen visszarendeződni az eredeti állapotba. Akkor vajon milyen más megoldás tud hosszú távon is életképes maradni?
1. ábra* 2. ábra*
Elemzési munkáink során gyakran készítünk szervezeti szociogrammot, ami azt hivatott szemléltetni, hogy a vállalaton belül ki-kivel és milyen jellegű munka- vagy informális kapcsolatban áll. Ezek az információcserélő, együttműködő kapcsolatok gyakran nem a szervezeti struktúrát, hierarchiát követik, sokkal inkább a munkafolyamot sajátosságai és a megszokások határozzák meg őket. Ezek a szervezeten belüli networking rendszerek is új értelmezést kapnak, hiszen manapság nemcsak a kommunikációs csatornák típusai változnak, sokasodnak, hanem az egyéni dolgozók munkavégzésének módja és helyszíne is. A 3. ábra ezt az új működési módot szemlélteti, amiben a központi irodának egy teljesen új, „bázis” jellegű szerepet kell betöltenie.
3. ábra*
Nézzünk néhány példát arra, hogy a kizárólag head officeban történő munkavégzés és a teljes home office között milyen egyéb alternatívák léteznek már nemzetközileg. (Itt most nem a „2 nap home office, 3 nap irodai jelenlét” típusú vegyes rendszerekre gondolunk.)
SATELLIT OFFICE: Eddig ugyan elsősorban nem a munkavállalók munkavégzési igényeik kiszolgálása céljából hoztak létre a vállalatok olyan fióktelepeket, távoli irodákat, amelyek fizikailag elkülönülnek a szervezet központi irodájától, és jellemzően kisebbek, mint a központ, de mára már ez is egy fontos szempont lehet. Például nagyobb a merítési bázis munkatársak toborzása esetén, ha nemcsak a központi irodában, hanem a külföldi vagy vidéki irodában is dolgozhatnak az új munkavállalók.
Ha többet szeretnél tudni a satellit irodák előnyeiről, itt vagy itt találsz egy-egy bővebb összefoglalót.
CORPOWORKING OFFICE: Ez a koncepció egyesíti a hagyományos irodai elhelyezést a coworking szemlélettel: Van rá példa, hogy a vállalat saját, de különálló közösségi irodát alakít ki ugyanabban az épületben, ahol a központi iroda is megtalálható, de attól távoli helyen is megvalósítható. Célja, hogy a megszokott irodai munkavégzési helyhez képest egy agilisabb, szabadabb, rugalmasabb közeget biztosítson az erre nyitott csapatoknak, munkatársaknak.
Néhány érdekes gondolatot találsz még itt a corpoworking irodák kapcsán.
HOTDESKING RENDSZER: Hazánkban talán a legismertebb az a működésforma, amikor az irodában nincs mindenkinek saját asztala, hanem megosztottan, igénynek megfelelően lehet egy-egy szabad asztalt munkaállomásként befoglalni. Ezzel a rendszerrel költséghatékony módon oldható meg, hogy csak annyi asztalt és helyet tartsanak fenn a központi irodákban, amennyire egy időben egyszerre valóban szükség van.
THIRD PLACES: Az otthon és a munkahely mellett létezik egy harmadik alternatíva is a munkavégzésre olyan közösségi terek, kávézók formájában, ahol minden kényelem és eszköz adott lehet a hatékony munkavégzéshez. Felismerve ezen helyszínek népszerűségét, a legújabb irodák kialakításakor már arra is van törekvés, hogy ezeket a „harmadik helyeket” az irodák falain belül, vagy legalább az irodaházon belül alakítsák ki.
Erre vonatkozóan itt olvasható egy érdekes összefoglaló.
HOFFICE: Egy svéd kezdeményezés, ami egyesíti a home office és a co-working irodák előnyeit azzal, hogy saját lakásodba fogadhatsz a környékeden lakó olyan embereket, akiknek csak egy laptopra és Internetre van szüksége a munkájához. A központi iroda szerepéből nézve azonban nem sok különbség van abban, hogy a munkatársak a saját vagy szomszédok otthonában dolgoznak.
Ebben a pár évvel ezelőtti bejegyzésben olvashattok arról, hogy korábban miért nem terjedt el hazánkban ez a munkavégzési forma. Az elmúlt időszak kényszer karanténjai alatt azonban már hazánkban is akadt rá példa.
A pandémia lehetőséget teremtett arra, hogy egy nagy ugrással új munkavégzési formákat és új munkavégzési helyszíneket vezessünk be a mindennapjainkba. Mindezekben egy közös jellemző, hogy az iroda sokkal inkább egy bázist jelent majd a jövőben, egy networking hálózat központi helyszínét, nem pedig munkaállomások sokaságát. Így a mostanában sokat hangoztatott kérdésfeltevés talán nem is az, hogy „miképpen lehet újra visszacsábítani a kollégákat az irodába”, hanem elsősorban az, hogy milyen szerepet szánunk az irodának és azt milyen kialakítással, szolgáltatásokkal, terekkel, bútorokkal tudjuk leginkább megvalósítani.
Ebben támogatjuk ügyfeleinket irodahasználati elemzéseinkkel és irodai koncepciók kidolgozásával.
Hivatkozott tartalmak:
*Key Portilla Kawamura 2021. október 13-án a Workplace Trends konferencián („New world of work”) elhangzott Workplace to Networkplace című előadása alapján
https://cic.com/satellite-office
https://www.coworkingresources.org/blog/corpoworking-companies-creating-their-own-coworking-spaces
https://www.steelcase.com/research/articles/topics/employee-engagement/real-work