A munkatársi létszám ugyan változatlan, de az új munkavégzési szokásoknak köszönhetően a munkaterek is újra tervezhetőek. A munkaállomások átalakítása jut elsőre eszünkbe, de emellett számos további lehetőség is rendelkezésre áll.
Legutóbbi cikkünkben bemutattuk, hogy a terület-optimalizálási céllal induló projektek elején miért és milyen formában tisztázzuk az ügyfelek valós igényeit. Majd rámutattunk néhány olyan összefüggésre, ami korlátozhatja a területcsökkentési lehetőségeket. Nézzük most meg, hogy a komplex irodahasználati elemzésünket követően milyen javaslatokkal szoktunk élni a „kiüresedett az iroda, azaz nincs szükségünk már ekkora munkatérre” típusú helyzetekre!
Munkaállomások számának csökkentése
Egyik ügyfelünk számára a legfontosabb szempont az volt, hogy korábbi területének egy részét vissza tudja adni a bérbeadónak. Ilyenkor a legnagyobb mozgástér a dedikált asztalok megszüntetésében rejlik.
Az átálláskor sokat segít a fokozatosság elve, főleg ott, ahol nemrég még cellás irodákban dolgoztak a munkavállalók. Az esetlegesen nehezebben váltók aggályai is csökkennek, ha kiderül, hogy a csapatoknak továbbra is lesznek fix helyei az irodában. Még ha nem is lesz mindenkinek dedikált asztala, az adott teamnek lesz egy dedikált része az irodában, ahová „hazatérve” személyesen is találkozhatnak egymással a közvetlen kollégák. A munkaállomásokat ez esetben tehát nem az egész szervezettel, hanem csak saját csapattársaikkal kell a jövőben megosztani (shared desk).
Vannak olyan munkakörök is, amik korábban sem igényeltek folyamatos irodai jelenlétet (pl.: utazó sales-es kollégák), mégis még ma is teljes értékű munkaállomást biztosít nekik a munkáltató. Számukra ideális a hot desk-nek nevezett, kisebb terület igénnyel rendelkező, rövid idejű munkavégzésre alkalmas munkaállomás. Ha beugrik az irodába, az egyébként a kivitelezésen dolgozó építésvezető, legyen hová leülnie, ahol elintézheti a hivatalos ügyeit.
Ha megosztott munkaállomásokban gondolkodik egy cég, akkor nagy előnyben vannak azok a cégek, ahol a különböző szervezeti egységek hasonló munkatevékenységet végeznek. Ellenkező esetben szeparáltan érdemes kezelni a különböző pl.: hangos és csendes munkavégzésű csapatokat. Ilyenkor azzal a javaslattal élünk, hogy a csapatok elhelyezése ne a „szervezeti ábrát leképező” módon történjen, hanem inkább a munkatevékenység és az ahhoz igényelt munkakörnyezet mentén.
A shared desk az új globális trend, amit követni érdemes?!
Dolgoztunk olyan vállalattal is, ahol komolyan megfontolták, hogy „juttatásképpen” meghagyják a munkatársaiknak a saját asztalokat, még ha nem is használják azt minden egyes nap. Ezeket a „soft” faktorokat (pl.: hogyan viszonyul a saját asztalához a munkavállaló) is figyelembe vesszük az irodahatékonyság javítását célzó javaslataink során. Kimutatásokat készítünk a shared desk rendszer bevezetéséből származó terület- és költségcsökkentésre, amit kiegészítünk a vezetői interjúk során összegyűjtött szervezeti kultúrára irányuló információkkal, és a minden munkavállaló által kitöltött irodahasználati kérdőív eredményeivel.
Azaz számszerűsítjük a várható munkatársi ellenállás mértékét is. Ezen adatok birtokában a vezetőség pedig könnyebben tud mérlegelni az újfajta munkarend bevezethetősége kapcsán.
Low-hanging fruits everywhere!
Legyen az többszázfős nemzetközi pénzügyi cég, vagy magyar kisvállalkozás, minden esetben találtunk potenciált az irodák hatékonyabb kihasználásában némi lomtalanítással, leltározással. Illetve annak átszervezésében, hogy miket tárolnak a drágább irodatérben és miket egyéb raktárakban.
Gyakran tapasztaljuk a munkatevékenységek digitalizációjában rejlő lehetőségek elhanyagolását. Azaz a papírmunka és a személyes jelenlét csökkentésének egyik lehetőségét, ami nemcsak a munka irodához való kötöttségét lazítja, hanem a papíralapú vagy személyes munkavégzés nagy tárolási- és helyigényét csökkenti(például személyes ügyfélszolgálatok). Természetesen továbbra is vannak munkakörök, ahol a digitalizáció nem valós megoldás, vagy egyéb hátrányokkal jár. Mégis meglepő tapasztalat, hogy alkalmanként valós akadályok helyett a megszokás áll a változás útjában.
Változások katalizátora
Rendszerint egy lejáró bérleti szerződés inspirálja az irodahasználati szokásokkal való tudatosabb foglalkozást. A maradás és a költözési lehetőségek összehasonlító elemzésekor az is szempont, hogy költözés esetén könnyebben bevezethetőek az új munkavégzési és irodahasználati szokások (pl.: shared desk).
Az irodahasználatot vizsgáló projektek elindításának okai között szerepelnek még az olyan szervezeti változások is, ami több szervezeti vagy szervezeti egység összeköltöztetésével jár. Az elemzéseink során a háttérben talált optimalizálási lehetőségek azonban azt sugallják, hogy ezen konkrét külső körülmények nélkül is érdemes időnként átvizsgálni, hogy az adott iroda mennyire támogatja a szervezet működését. Az ennek köszönhető, valódi igényre szabott irodateret a lehető leghatékonyabban fogják tudni kihasználni a vállalatok.
Cikksorozatunk következő részében külön kitérünk a megváltozott tárgyaló használati szokásokra és igényekre, mivel sok azonosságot vélünk felfedezni az ügyfeleinknél ebben a témában.
Megoldásokat szállítunk!
Komplex irodahasználati elemzésünkkel felmérjük a lehetőségeket és az igényeket, és ennek megfelelően javaslunk megoldásokat a vállalatok működésének javítására. A célunk, hogy egy mindenki számára ideális iroda terület kerüljön kialakításra.
Keressen minket bizalommal!