Az üzleti döntések meghozatala során az a bevett gyakorlat, hogy információt gyűjtünk, azokat elemezzük, és lehetséges szcenáriókat modellezünk. Nincs ez másképpen akkor sem, amikor arról kell döntenünk, hogy hol, milyen körülmények között dolgozzanak a munkavállalóink. Az elmúlt évek felgyorsult gazdasági és munkapiaci folyamatai azonban növelték azoknak a tényezőknek a számát, melyeket érdemes figyelembe venni, mielőtt kiválasztanánk vagy kialakítanánk az ideális munkakörnyezetet vállalkozásunk számára.
A ReSearch Consultancy azzal segíti ügyfeleit, hogy a meglévő, illetve a kiszemelt irodai munkavégzési helyekről széles körben adatokat gyűjt – műszaki, gazdasági és szervezeti szempontból egyaránt – elemzéseket készít, illetve nemzetközi módszertan alapján az érintettek igényeit is számszerűsíti.
Ezeket az adatokat figyelembe véve tesznek egyedi javaslatokat a szükséges irodai funkciókra, azok arányaira, elhelyezésükre, illetve a megjelenésre.
Nehezített terep
Korábban elegendő volt a bérleti szerződés lejárta előtt vagy nagyobb szervezeti változás alkalmával az irodával foglalkozni. Mára azonban elengedhetetlenné vált a folyamatos változáskövetés. A munkavégzési szokások gyökeres változása mellett legutóbb például az üzemeltetési költségek drasztikus emelkedése késztette a cégek egy részét arra, hogy területeket zárjanak le időszakosan, vagy adjanak vissza végleg a bérbeadónak.
A bérleti szerződések általában még ma is 5 éves elköteleződést jelentenek, azaz hosszútávú, fix költségként jelenik meg a bérleti díj, illetve az üzemeltetés költsége. Ezért fontos a székhely megválasztásakor az irodaház műszaki adottságait is figyelembe venni! Emellett a belsőépítészeti tervek megálmodásakor manapság a megemelkedett kivitelezési költségekkel és idővel is számolni érdemes.
A megváltozott külső körülmények még inkább szükségessé teszik a költözést, irodatervezést vagy átalakítást megelőző komplex irodahasználati elemzést, illetve a tervezéshez szükséges minél pontosabb specifikációt. Ez biztosítja, hogy a vállalatok valóban csak arra költsenek, amire szükségük van!
Költséghatékony iroda
Vállalatméret, tevékenység és szervezeti kultúra függő, hogy szükséges-e egyáltalán irodát fenntartania egy-egy üzleti vállalkozásnak. Gyakoribb eset a saját tulajdonú ingatlanok helyett bérlemények igénybevétele. Ilyenkor egy egyszerűsített képlettel kalkulálhatjuk az irodával kapcsolatos költségeket: bérleti díj plusz a kialakítási és üzemeltetési költségek.
A bérleti díj nagyban függ a bérelt terület méretétől. Annak érdekében, hogy ne fizessünk feleslegesen a kelleténél nagyobb irodáért, jó, ha vannak valós adataink a rendelkezésre álló terület kihasználtságáról. Szenzoros méréseinkkel erről naprakész kimutatásokat tudunk készíteni.
A képlet következő tagjai a kialakítási költségek. Szakmai javaslatainkban több opciót is szerepeltetünk, melyek kielégítik az adott cég igényeit, de eltérő formában valósítják meg azokat. Gyakori téma például, hogy a vezetőknek legyen-e saját irodája kis tárgyaló résszel, vagy inkább nyitott terekben kapjanak helyet közös használatú meeting roomokkal. Ilyenkor az érintett vezetők száma és a szükséges területigény mellett azt is mérlegelni érdemes, hogy a külön vezetői szobák kivitelezése milyen plusz költségekkel járna.
Az irodával kapcsolatos költségek harmadik eleme az üzemeltetésre fordított keret, melyek egy része megspórolható az okos irodaházakban. Szenzoros mérőeszközeinket használva nemcsak a jelenlétet tudjuk beazonosítani, a leterheltséget mérni, hanem sok egyéb fizikai paramétert (pl.: hő, fény, CO2 szint) is. Ezeket az adatokat felhasználva a modernebb irodaházak műszaki rendszerei képesek megtanulni a viselkedési szokásokat, azaz idővel ott és akkor hűt, fűt, világít, ahol gyakoribb a jelenlét. Ezzel kimutatható megtakarítást lehet elérni.
Iroda kihasználtság – érzés vs. mérés
A megváltozott munkavégzési szokások mellett kiemelt témává vált az irodák kihasználtsága. Gyakran halljuk a megrendelőktől, hogy üresnek érzik az irodát. Felelőtlen lenne azonban az a vezető, aki ilyen szubjektív érzések alapján irodaátalakítási projektbe kezdene. A pandémia óta sok módszerrel próbálkoznak a cégek, hogy számszerűsítsék a valós bejárási adatokat. A leggyakoribb megoldás a beléptető rendszer használata, ami azonban amellett, hogy GDPR kérdéseket is érint, nem ad információt arról, hogy az irodába érkező személy milyen munkatevékenységet végez és az épületnek mely részében. Csak a ki- és belépés időpontjáról informál minket.
Ezeket a hiányzó inputokat elemzéseink során eleinte csak kérdőíves felmérésékkel pótoltuk, ami sokban árnyalta ugyan az irodahasználati szokásokat és az ahhoz szükséges funkciókat, tereket, de egyértelmű gyengesége, hogy egyéni bevalláson alapszik. Ugyan vonhatunk le következtetéseket a különböző csoportok viselkedési szokásai kapcsán, de ezek inkább becsült adatok, mintsem az irodák kihasználtságának valós képei.
Mivel azonban kulcsfontosságúnak tartjuk, hogy tisztán lássuk, ki, mire, milyen gyakorisággal használja az irodát, a műszeres mérések mellett tettük le voksunkat. Néhány telefonos applikáció is segítségünkre lehetne, de ezekkel a programokkal további mérési nehézségekbe ütközünk. Pontatlanságot okoz ugyanis, hogy nem feltétlenül használja mindenki (vendégek, ügyfelek) az applikációt, vagy hogy internet kapcsolat szükséges a használatukhoz, illetve személyiségi jogok problémáját is felveti, hogy a kollégák egyéni szinten „nyomon követhetőek”.
Így jutottunk odáig, hogy szenzoros mérőeszközöket alkalmazunk irodahasználati elemzéseink során. Rendkívül egyszerű a telepítésük, IoT alapon működnek és folyamatos adatot szolgáltatnak nemcsak a kihasználtságról, hanem a munkatér egyéb állapotairól is (levegő, fény, hőmérséklet).
A szenzoros mérések segítségével képet kapunk a jelenlegi iroda kihasználtságáról.
A kérdőíves felmérések pedig információt adnak az érintettek munkaterekkel kapcsolatos igényeiről.
Mindkét módszer számszerűsíthető adatot szolgáltat, melyek egymást kiegészítve adnak támaszt az ideális, költséghatékony iroda kialakításához.
Felméréseink során azt tapasztaljuk, hogy a munkavállalókat egyre kevésbé lehet uniformizált, egységes csapatként kezelni. Korábban egyértelmű volt, hogy ha irodai munkakörben dolgozik valaki, a hét minden napját 9-17 óra között egy javarészt open office-os irodai környezetben kell töltenie. Ma egyre inkább az egyéni igényeiket (pl.: bejárási körülmények, lebetegedő családtagok) is figyelembe vevő munkáltatót keresnek maguknak az emberek. (Lásd bővebben a Deutshe Telekomnál készített esettanulmányunkat.)
Ahhoz, hogy részletesebb képet kapjunk arról, hogy kollégáink hol, milyen környezetben, milyen feltételekkel tudnak hatékonyan dolgozni, mindenkire kiterjedő részletes kérdőíves felmérést állítunk össze. Ezek segítik például számszerűsíteni a shared desk rendszerre való átállással kapcsolatos ellenérzéseket, illetve beazonosítani az érintett munkavállalói csoportokat.
A vállalatok közötti munkaerőpiaci versenyben egyre fontosabb szerepe van az employer brandingnek, aminek egyik építőeleme lehet a szervezeti és egyéni igényekhez is passzoló munkakörnyezet.
Adathalmazokból kimutatások
A komplex irodahasználati elemzés során a fenti módszerekkel adatokat gyűjtünk, majd elemezzük azokat, illetve az interjúkon szerzett egyéb soft információkkal kiegészítve javaslatokat teszünk arra, hogy miképpen lehetne optimalizálni a munkatereket megrendelőink számára.
Amennyiben felkeltettük érdeklődését, vegye fel velünk a kapcsolatot!